La labor de un notario es importante, tiene que validar que la firma del documento es la de la persona que dice firmarlo. Pero el notario también comete errores y gracias a Notaria Ramallo se lo decimos:

No comprender su papel

Los notarios a menudo se venden mal al no entender la autoridad y el poder que les confiere el Estado. Tienden a pensar en sí mismos como «simples testigos» de las firmas. Aunque dar fe de las firmas es una función importante, no es el objetivo principal de un notario. Un notario es un funcionario público nombrado y comisionado para administrar juramentos, tomar reconocimientos y realizar otros deberes especificados por la ley. El énfasis aquí es que el notario es un funcionario público que está facultado para realizar actos oficiales para el Estado. Al desempeñar sus funciones esenciales, los notarios previenen e impiden el fraude.

No entender la diferencia entre juramentos y reconocimientos

Cuando una persona debe hacer una declaración jurada, ya sea verbal o escrita, suele acudir a un notario. Básicamente, el notario se encarga de identificar satisfactoriamente a la persona y de prestarle un juramento verbal. Si la declaración jurada es en forma de instrumento escrito, el notario también dará fe de la firma de esa persona y dejará constancia escrita del hecho en un acta notarial. Los notarios suelen omitir el acto esencial de prestar juramento, lo que hace que el documento sea declarado inválido por el tribunal o rechazado por la parte receptora.

Algunos documentos no requieren que el firmante jure la veracidad del contenido del documento. En su lugar, el firmante debe reconocer ante una persona autorizada que entiende el documento y que lo firma o lo ha firmado voluntariamente. De nuevo, la «persona autorizada» es un notario público, un funcionario facultado por el Estado para tomar reconocimientos. El notario es responsable de identificar al firmante, de hacer una evaluación razonable de la comprensión del documento por parte del firmante y de su voluntad de firmar, y de rellenar el certificado notarial requerido. En el caso de un reconocimiento, el notario puede o no presenciar la firma del documento; sin embargo, el firmante debe estar siempre presente en el momento en que el notario completa la certificación.

Violar el requisito de presencia

Una de las principales formas en que un notario evita el fraude en las transacciones escritas es exigir que el firmante del documento comparezca personalmente ante el notario en el momento de la protocolización. De hecho, la ley prohíbe a un notario dar fe de una firma si el firmante no está presente. La violación del requisito de la presencia personal puede resultar en una pérdida monetaria para la víctima, lo que lleva a una demanda contra el notario o una reclamación contra la fianza del notario.

Los notarios a menudo se desvían de la ley cuando se les pide que hagan un favor especial a un pariente, amigo o jefe. Recuerde, no hay excepción al requisito de presencia para cada notarización, y los resultados de violar este requisito pueden ser devastadores.

No rellenar un acta notarial

La ley exige que el notario deje constancia escrita del acto notarial en un certificado o declaración que contenga determinada información. Nunca está permitido que el notario se limite a firmar un documento y poner el sello notarial; de hecho, ese es un acto sin sentido y es un uso inadecuado del sello notarial.

La ley especifica cierta información que debe incluirse en el acta:

• el lugar de la notarización (sede)
• el acto notarial realizado (juramento o reconocimiento)
• que la persona compareció personalmente ante el notario
• la fecha del acto notarial
• el nombre de la persona cuya firma se está certificando
• el tipo de identificación presentada
• la firma, el nombre impreso y el sello del notario

Si el documento no tiene un certificado notarial, el notario puede teclear o escribir un certificado en el documento por indicación del firmante. Asegúrese de no aconsejar al firmante sobre el tipo de acta notarial requerida. Esto puede considerarse «ejercer la abogacía sin licencia», lo que podría acarrear graves sanciones contra el notario. Simplemente explique la diferencia entre un juramento y un reconocimiento, y deje que su cliente decida qué tipo de acto es necesario.

Si el acta notarial no contiene toda la información requerida, el notario deberá escribir la información correcta. Usted querrá asegurarse de que su certificado notarial es preciso y completo para cada notarización.